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Fatturazione elettronica tra privati, i vantaggi di usare la PEC

Nonostante i rinvii, la fatturazione elettronica tra privati è sempre più vicina. Scopriamo come le aziende e i professionisti potranno emettere fattura

I primi a sperimentare la fatturazione elettronica tra privati sono stati, dal 1 luglio 2018, i subappaltatori della Pubblica Amministrazione, che hanno fatto un po’ da apripista al sistema di certificazione e invio ideato dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). Un esperimento, però, che diventerà ben presto definitivo: dal 1 gennaio 2019, infatti, la fatturazione elettronica sarà obbligatoria per tutti: dai professionisti con partita IVA (esclusi i contribuenti nel regime forfettario e del regime dei minimi) alle varie attività commerciali e imprenditoriali del nostro Paese.

Ci si dovrà così abituare a un nuovo sistema di invio delle fatture per servizi prestati o beni venduti: addio a carte e timbri, benvenuto Sistema di interscambio (abbreviato in SDI), che aiuterà le varie parti in causa a gestire la consegna delle fatture: può essere considerato il postino delle fatture elettroniche. Infatti, le aziende e i liberi professionisti dovranno inviare le fatture al SDI che effettuerà i necessari controlli e si occuperà del recapito della fattura al destinatario. E, proprio per evitare che l’impatto con la nuova realtà fosse troppo duro, l’AgID ha messo a disposizione delle aziende diversi sistemi per l’invio delle fatture verso il Sistema di interscambio. In questo modo chiunque potrà scegliere il mezzo più adatto alle proprie necessità e alle proprie esigenze, senza esser costretti ad adottare metodi che poco si adattano alla realtà imprenditoriale o commerciale.

Come inviare fattura elettronica

Stando al regolamento tecnico della fatturazione elettronica redatto dall’Agenzia per l’Italia Digitale, la fattura tra privati può essere inviata allo SDI per controllo e approvazione con quattro metodi differenti: attraverso la Posta Elettronica Certificata del professionista o dell’attività che emette fattura; sfruttando il client web messo a disposizione dal Sistema di interscambio; altri servizi web; servizi basati su trasferimento FTP.

Le procedure, ovviamente, sono equivalenti l’una con l’altra (da un punto di vista normativo, è indifferente spedire le fatture via PEC oppure con sistemi web based), ma ognuna garantirà degli svantaggi e dei vantaggi a seconda dell’attività che si ha, del volume di fatture che si invia solitamente e molti altri fattori. La scelta, dunque, è molto soggettiva, anche se non può essere ignorato il fatto che un metodo sembra garantire maggiori vantaggi rispetto agli altri. Spedire fatture elettroniche con la PEC creata con servizi come Libero Mail PEC, infatti, potrebbe essere più vantaggioso indipendentemente dal tuo settore e dalla mole di utilizzo della fatturazione elettronica.

Perché conviene la PEC

Partiamo dal dato volumetrico: la posta elettronica certificata permette di spedire, con un unico invio, decine e decine di fatture allo SDI (il limite massimo è di 30 megabyte per ogni messaggio), mentre scegliendo i servizi web based messi a disposizione dallo stesso SDI se ne potranno inviare solo cinque per volta. Scegliendo la PEC, poi, si riceveranno le “consuete” ricevute di accettazione e consegna da parte del Sistema di interscambio: potremo così avere una prova con valore legale dell’ora di invio dei documenti contabili. Inoltre, lo SDI invierà un’ulteriore ricevuta all’indirizzo PEC utilizzato per l’invio nel caso in cui la ricevuta elettronica sia validata e spedita al nostro cliente.

Questi documenti, tanto per fare un esempio, potranno essere utilizzati da una PMI o da un libero professionista per richiedere alla propria banca un piccolo anticipo sulle fatture elettroniche emesse nei confronti dei loro clienti. Le varie ricevute generate dal sistema di Posta Elettronica Certificata, infatti, certificano e attestano in maniera indubitabile che la fattura è stata emessa correttamente e potrà essere riscossa secondo i tempi previsti dalla legge. Discorso analogo in caso di contenzioso tributario o riscossione crediti tramite procedure monitorie: le ricevute inviate dallo SDI alla nostra casella PEC saranno fondamentali per certificare data e ora di invio del documento contabile.

Insomma, alla luce dei vari regolamenti AgID, la PEC fornisce ai privati che emettono fattura elettronica un maggior livello di sicurezza, garantendo loro la possibilità di certificare l’orario e data di emissione delle fatture, oltre alla loro correttezza formale.

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